Pengadaan printer kantor lebih mudah dibandingkan jika semua penyedia menerima kebutuhan yang sama. Mulailah dengan ringkasan pekerjaan dan kriteria penerimaan. Nama seri serta harga menjadi bagian dari penilaian setelah kebutuhan kertas, cetak, scan, jaringan, dan layanan dijelaskan.
Susun ringkasan kebutuhan yang dapat dibandingkan
| Bagian kebutuhan | Informasi yang dicatat |
|---|---|
| Lokasi dan pengguna | Kota, titik penempatan, jumlah tim, serta akses pemasangan |
| Cetak dan salin | Halaman bulanan, proporsi warna, ukuran media, dan periode sibuk |
| Pemindaian | Jumlah halaman per berkas, satu/dua sisi, ukuran dokumen, serta tujuan file |
| Sistem IT | Jaringan, sistem operasi, pengelolaan akses, dan integrasi yang diperlukan |
| Konfigurasi unit | Nomor produk, kecepatan aktif, baki, ADF, serta aksesori |
| Layanan | Instalasi, pelatihan, bahan habis pakai, perawatan, suku cadang, dan dukungan |
| Biaya dan masa penggunaan | Pembelian/sewa, minimum pemakaian, biaya kelebihan, pajak, dan akhir kontrak |
Jika data belum lengkap, tandai sebagai perkiraan dan sebutkan periode pengukurannya. Jumlah karyawan saja tidak menggambarkan volume atau antrean. Dua kantor dengan jumlah pengguna yang sama dapat memiliki kebutuhan perangkat yang berbeda.
Bedakan syarat wajib dan pilihan tambahan
Contoh syarat wajib adalah cetak A3 bila dokumen memang membutuhkannya, atau scan dua sisi otomatis bila berkas bolak-balik diproses setiap hari. Tambahan kapasitas baki atau finishing dapat menjadi pilihan bila manfaatnya sudah jelas. Pemisahan ini membantu menilai alternatif tanpa mengubah kebutuhan pokok di tengah proses.
Untuk pembahasan yang lebih khusus, gunakan panduan penempatan A4 Enterprise, pemilihan A3 warna, atau kebutuhan A3 hitam-putih.
Samakan dasar biaya pembelian dan sewa
Bandingkan pada volume, masa penggunaan, dan cakupan yang sama. Pembelian memiliki biaya aset serta kebutuhan dukungan setelahnya. Pada sewa, periksa komponen tetap, biaya pemakaian, bahan habis pakai, dan ketentuan pengembalian. Jangan membandingkan penawaran dengan toner dan perawatan lengkap terhadap harga unit saja.
Tetapkan uji penerimaan sebelum pemasangan
Gunakan contoh dokumen perusahaan yang aman untuk pengujian. Periksa cetak dari komputer yang dipakai, salin, scan dua sisi bila diperlukan, tujuan penyimpanan, serta hak akses. Tentukan siapa yang menyetujui hasil dan bagaimana kendala awal dicatat. Kecepatan brosur bukan pengganti pengujian alur kerja.
Periksa layanan secara tertulis
Pastikan batas dukungan, jam layanan, cara melapor, serta ketentuan kunjungan tercantum pada penawaran atau kontrak. Nusaprint menerapkan RTS 3 jam untuk lokasi yang memenuhi syarat maksimal 10 km dari kantor/titik layanan yang disepakati; uraian pengukuran dan syarat tersedia pada halaman RTS.
Minta penawaran Nusaprint dengan ringkasan di atas. Untuk memahami istilah dalam brosur, baca glosarium portofolio HP LaserJet. Daftar produk membantu mempersempit pilihan, sedangkan keputusan akhir mengikuti konfigurasi dan cakupan yang disepakati.
