Meskipun banyak perusahaan makin bergantung pada sistem digital, namun peran kertas pada alur kerja digital masih tetap penting.
Kondisi dunia saat ini dengan cepat mengubah gagasan tentang inovasi digital serta merevolusi pola kerja dan lingkungan kerja tradisional sehingga perusahaan-perusahaan di seluruh dunia dituntut untuk melakukan perubahan. Dengan pesatnya perkembangan digitalisasi dan alur kerja di berbagai industri dan sektor, sekarang adalah saat yang tepat bagi perusahaan untuk memanfaatkan situasi ini untuk mendorong daya saing, menggunakan peluang tersebut untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan performa.
Dengan menerima inovasi dan memahami dimensi teknologi tertentu yang menghasilkan peluang, para pemimpin perusahaan dapat membuat pilihan strategis yang berdampak dalam menciptakan alur kerja yang fleksibel dan cakap yang mampu mempercepat pertumbuhan di tengah ketidakpastian masa depan. Meskipun saat ini perhatian kita lebih tertuju pada sistem digital, namun kita tetap harus menyadari pentingnya alur kerja tradisional dalam menuntaskan pekerjaan, sehingga kedua sistem tersebut dapat dikombinasikan menjadi strategi transformasi digital yang lebih luas. Perusahaan harus memanfaatkan peluang yang ada saat ini untuk mengevaluasi kembali proses yang mereka jalani, agar tetap relevan dan untuk memastikan pertumbuhan pendapatan serta kelangsungan perusahaan jangka panjang.
Peran Kertas masih menjadi bagian penting
Di lingkungan kerja yang kian digital dan terpisah-pisah, pencetakan dan kertas masih menjadi komponen utama, sebagai bagian dari peninggalan sistem kerja yang telah terbentuk sejak lama. Menurut Survei Otomatisasi Proses Digital oleh Forrester pada Kuartal 1 tahun 2020, meskipun lingkungan kerja remote telah terbentuk, namun lebih dari 70% perusahaan menyatakan bahwa mereka masih bergantung pada proses manual dan berbasis kertas. Tetap bernilai guna sejak ditemukannya mesin cetak Gutenberg, pencetakan terus memainkan peran penting di tempat kerja karena berhubungan dengan organisasi, perbaikan proses, dan komunikasi. Meskipun saat ini karyawan bekerja dari berbagai tempat berbeda, namun tugas pencetakan akan tetap ada. Para pemimpin perusahaan menyadari hal ini berdasarkan riset yang mengindikasikan bahwa 82% pembuat keputusan komersial meyakini printer dapat membantu karyawan bekerja lebih efektif.
Pada saat yang sama, peran kertas memiliki tingkat kepentingan yang berbeda-beda di antara para karyawan perusahaan. Peran kertas sebagai bagian penting dalam sebuah alur kerja berbeda-beda menurut industri dan departemen. Misalnya, sektor dengan regulasi yang ketat seperti hukum dan keuangan menggunakan dokumen cetak sebagai fungsi penting dalam proses kerja mikro. Pola ini akan sulit diubah dalam waktu dekat meskipun situasi berubah dengan cepat, hal ini disebabkan oleh persyaratan peraturan dan kepatuhan yang sudah berlangsung lama. Para pemimpin perusahaan kini harus makin mempertimbangkan implikasi tersebut saat mengembangkan strategi transformasi dan adopsi digital mereka, terutama jika karyawan dengan kebutuhan pola kerja ini bekerja sebagian atau sepanjang waktu dari rumah.
Elemen manusia dalam sistem pencetakan
Kertas memiliki peran mendasar dalam memenuhi kebutuhan karyawan di tempat kerja, karena berhubungan dengan produktivitas, pemahaman, dan organisasi. Meskipun materi cetak sudah lama dianggap sebagai alat yang lebih efektif untuk menyimpan informasi penting, bukti juga menunjukkan bahwa materi cetak pada kertas menunjukan peran kertas mampu membantu kita untuk fokus, apalagi saat ini dengan berbagai kelelahan digital dan virtual yang dirasakan karena bekerja dari rumah. Dengan berkurangnya pencetakan di tempat kerja, screen time karyawan pun menjadi meningkat. Dengan peningkatan screen time ini, maka muncul pandangan baru seputar interaksi dengan materi pemasaran cetak. Sebuah penelitian di AS menemukan bahwa mayoritas konsumen ingin membatasi screen time di berbagai perangkat, di mana 66% responden menginginkan interaksi dengan informasi yang dicetak dan bukan digital. Selain itu, peran kertas pada materi cetak dianggap sebagai pendorong utama yang meningkatkan produktivitas kerja remote dan membuat karyawan tetap terlibat aktif.
Di antara karyawan yang melaporkan peningkatan produktivitas:
- 64% menyatakan bahwa mereka telah meningkatkan aktivitas pencetakan, dibandingkan dengan;
- 30% responden yang lebih sedikit mencetak atau tidak sama sekali.
Fakta ini menjadi peluang bagi pembuat keputusan IT untuk membekali karyawan mereka tidak hanya dengan printer tetapi yang lebih penting lagi, proses dan kebijakan yang tepat untuk memastikan keamanan dan kepatuhan benar-benar dijalankan. Ini merupakan bukti bahwa kebutuhan akan pencetakan masih terus ada dalam alur kerja perusahaan. Namun, seiring makin pesatnya perkembangan sistem kerja jarak jauh di lingkungan kerja masa depan, peran kertas dan pencetakan akan mengalami pergeseran paradigma dalam mewujudkan cara kerja yang inovatif.
- 78% menyatakan bahwa pencetakan itu penting untuk operasional bisnis sehari-hari, dibandingkan dengan 64% yang memperkirakan bahwa aspek pencetakan akan tetap penting di tahun 2025.
- 72% sudah menjalankan sejumlah operasional bisnis tanpa kertas dan 52% menunjukkan bahwa digitalisasi kertas akan sangat penting pada tahun 2025, dibandingkan dengan 15% pada tahun 2017.
Pencetakan sudah lebih siap menyongsong era digital
Bekerja di mana saja dan kolaborasi tanpa batas telah menjadi hal yang lumrah. Situasi ini juga mendorong makin cepatnya inisiatif transformasi digital. Tim kerja saat ini memprioritaskan digitalisasi dokumen dan menyesuaikan alur kerja yang ada untuk menyertakan teknologi yang lebih cerdas dan perangkat yang terhubung ke cloud. Serupa dengan hal tersebut, tren digitalisasi alur kerja sepertinya tidak akan berhenti mengingat makin pentingnya peralihan konten dan proses berbasis kertas ke platform dan solusi digital.
- 72% Pembuat Keputusan di Bidang IT (ITDM) sepakat ada urgensi yang lebih besar untuk mendigitalkan konten dikarenakan kondisi pandemi global.
- 69% ITDM mengungkapkan bahwa ada urgensi yang lebih besar untuk mengalihkan lebih banyak alur kerja ke sistem cloud seiring dengan makin pesatnya perkembangan sistem kerja remote.
Perusahaan yang telah memanfaatkan evolusi Internet of Things (IoT) dan terlebih dahulu mengadopsi sistem cloud dapat meningkatkan produktivitasnya di seluruh tim kerja. Transisi ke lingkungan kerja yang lebih cerdas membuka kesempatan bagi perusahaan untuk memprioritaskan efisiensi biaya dan skalabilitas, mendorong ekosistem pencetakan untuk memanfaatkan teknologi yang lebih cerdas agar perusahaan menjadi lebih produktif dan aman.
Namun, meski memungkinkan untuk mengontrol output kertas menjadi “tanpa kertas”, masih ada kebutuhan khusus untuk mengelola aliran informasi bisnis penting yang masuk dan peluang untuk menentukan kembali peran teknologi cetak, khususnya untuk pengambilan data. IoT pada printer multifungsi (MFP) berarti perangkat tersebut siap menjadi solusi dan mampu memberikan input terhadap analitik big data atau peluang AI. Layanan cetak cloud, yang mudah terhubung dengan ekosistem cloud yang sudah ada, juga muncul sebagai cara efektif untuk mengimplementasikan infrstruktur cetak yang hemat biaya, dapat dikembangkan, dan berkelanjutan.
Dengan mengelola printer yang terkoneksi dan MFP di cloud, perusahaan telah mengurangi pengeluaran modal dan menghemat biaya operasional sekaligus mendorong efisiensi sumber daya IT yang berharga. Karena proses berbasis kertas ke depannya peran kertas (dokumen) akan makin terdigitalisasi dan lebih banyak sistem yang beralih ke cloud, banyak perusahaan akan lebih siap untuk memanfaatkan sistem MFP dalam mengotomatisasi alur kerja dan mengumpulkan dokumen.
- 90% perusahaan menggunakan layanan berbasis cloud dan memperluas penggunaan cloud mereka dengan cepat.
- Investasi cloud diperkirakan naik dua kali lipat mengikuti persentase anggaran IT selama tiga tahun ke depan.
Kolaborasi strategis dengan memanfaatkan pencetakan
Pesatnya perkembangan lingkungan kerja yang lebih cerdas dan tanpa batas membuka peluang untuk memetakan kembali masa depan pekerjaan di luar ruang kantor. Untuk mendukung perusahaan mendorong proses yang hemat biaya, cakap, dan dapat dikembangkan, maka vendor layanan pencetakan akan memainkan peran penting sebagai mitra strategis bagi pembuat keputusan IT dan bisnis.
- 58% perusahaan mengharapkan vendor pencetakan untuk menjadi mitra strategis bagi pembuat keputusan bisnis dan lini bisnis.
Selain memperluas penawaran mereka di luar sistem pencetakan, vendor pencetakan kini menyediakan layanan IT yang lebih luas termasuk teknologi keamanan siber. Dengan makin lumrahnya sistem kerja remote dan pencetakan seluler, pengelolaan sistem keamanan menjadi permasalahan yang umum di kalangan para pemimpin bisnis baik di lingkungan rumah maupun kantor. Risiko keamanan pada jaringan pencetakan kerap diabaikan, atau bahkan disepelekan. Dengan bergabungnya printer cerdas ke jaringan Internet of Things yang terus berkembang, perangkat ini terbukti menjadi celah yang populer bagi para peretas memasuki jaringan perusahaan dan mengeksploitasi data penting.
- 35% perusahaan peduli akan risiko keamanan printer yang ada di rumah, sama halnya dengan printer yang ada di kantor.
Meskipun perusahaan dapat dengan mudah mengalihkan tanggung jawab pada vendor pencetakan dan penyedia layanan cetak, pembuat keputusan juga harus memahami bahwa mereka perlu mengubah sistem pencetakan bisnis mereka, terutama pada pencetakan seluler namun masih menggunakan peran kertas.
- 62% meyakini bahwa dengan adanya Covid-19, pendekatan mereka terhadap sistem pencetakan dan printer harus diubah.
- 41% menyatakan bahwa mereka tidak memiliki strategi pencetakan.
Memang, keamanan cetak dirasa makin penting, di mana 30% perusahaan yang disurvei menganggapnya sebagai pertimbangan utama dalam rencana digitalisasi mereka. Mitigasi dan kepatuhan risiko akan membutuhkan protokol IT yang komprehensif dan fleksibel saat ini dan di masa depan.
- 77% ITDM percaya bahwa lebih banyak kerja remote berarti lebih banyak celah keamanan.
- 35% ITDM peduli akan risiko keamanan printer di rumah (dibanding 45% untuk laptop)
Cara menuju lingkungan kerja adaptif adalah dengan mewujudkannya bersama-sama ‒ HP dapat membantu.
HP adalah mitra global tepercaya yang menyediakan keahlian menyeluruh serta layanan cetak, produk, dan solusi yang tepat untuk membantu transisi keseluruhan ekosistem cetak Anda. Solusi lingkungan kerja fleksibel dari HP memberikan pengalaman cetak yang aman dan peran kertas sepenuhnya terkelola untuk penggunaan di rumah, kantor, dan ruang kerja bersama demi meningkatkan produktivitas dan mendorong penghematan biaya.
Dirancang berdasarkan pemahaman berbasis data yang unik tentang pengalaman pengguna akhir yang terus berkembang di berbagai perusahaan di seluruh dunia, HP dapat membantu memastikan rencana keberlangsungan bisnis tetap fleksibel dengan pendekatan yang disesuaikan untuk layanan dan dukungan strategis demi memenuhi kebutuhan bisnis tertentu. Bila bermitra dengan HP, Anda akan mendapatkan keuntungan dari peran kertas yang disesuaikan melalui berbagai produk dan solusi agar perusahaan Anda dapat menunjukkan kinerja bisnis yang berkelanjutan.
Salam
